Aanbestedingen · ICT
02 · Beoordeling
Dat is geen verwijt. Je bent goed in het werk, niet in het opschrijven van het werk voor iemand die je nooit ontmoet en die zestien inschrijvingen op volgorde moet leggen. Hieronder staat wat dat verschil concreet is: dezelfde vraag, twee antwoorden, en de reden dat de een wint.
§ 1
Subvraag bij K1, gewogen op 25 van de 100 punten. Maximaal 500 woorden.
Zoals het meestal wordt ingeleverd
Informatiebeveiliging heeft binnen onze organisatie de hoogste prioriteit. Wij hanteren strenge procedures en onze medewerkers zijn zich terdege bewust van het belang van veilig werken. Uiteraard voldoen wij aan alle geldende wet- en regelgeving op dit gebied. Door onze jarenlange ervaring kunt u erop vertrouwen dat uw gegevens bij ons in goede handen zijn.
Vier zinnen, nul toetsbare feiten. Een beoordelaar kan hier niets mee vergelijken en moet wel een cijfer geven. "Voldoet aan wet- en regelgeving" is geen prestatie maar een voorwaarde om mee te mogen doen. Deze tekst past woordelijk op elke inschrijver in Nederland, en dat is precies het probleem.
Zoals het gelezen wil worden
De dienst draait op ISO 27001-gecertificeerde infrastructuur binnen de EU; het certificaat is bijgevoegd als bijlage 2. Toegang verloopt via rolgebaseerde autorisatie met verplichte tweefactorauthenticatie, gelogd conform BIO-maatregel 10.2.1 met een bewaartermijn van twaalf maanden. Autorisaties worden per kwartaal herbeoordeeld door uw functioneel beheerder en onze securityofficer; het verslag daarvan ontvangt u. Bij een vermoedelijk datalek informeren wij uw functionaris gegevensbescherming binnen 24 uur na constatering. De meldketen en de rolverdeling staan in bijlage 3.
Elke zin bevat iets dat de opdrachtgever kan controleren: een norm, een termijn, een bijlage, een rol. De beoordelaar hoeft niets te geloven. Let ook op het woord "uw" — de tekst gaat over de organisatie van de opdrachtgever, niet over die van de inschrijver.
Subvraag bij K2, gewogen op 15 van de 100 punten. Maximaal 400 woorden.
Zoals het meestal wordt ingeleverd
Wij hanteren een bewezen implementatiemethodiek en werken daarbij nauw samen met de opdrachtgever. Onze projectleider stemt regelmatig af en houdt u gedurende het gehele traject op de hoogte. Door onze ruime ervaring met vergelijkbare migraties kunnen wij de overgang soepel en zonder noemenswaardige verstoring laten verlopen.
"Bewezen", "regelmatig", "soepel", "zonder noemenswaardige verstoring". Vier woorden die klinken als een toezegging en er geen zijn. Bij een geschil kun je hier niets aan ophangen, en dat weet de inkoopjurist die meeleest ook.
Zoals het gelezen wil worden
De migratie loopt in drie releases van vier weken. Release 1 zet de veertig gebruikers van de afdeling Vergunningen over; de bestaande omgeving blijft daarna nog acht weken parallel beschikbaar. Elke release kent een terugvalscenario, beschreven in bijlage 5, met een in onze testomgeving gemeten hersteltijd van vier uur. Gedurende de migratie heeft uw applicatiebeheerder één vast aanspreekpunt met een reactietijd van twee uur binnen kantooruren. Wij melden een release pas gereed nadat u de acceptatietest heeft afgetekend.
Getallen die een verplichting scheppen: drie releases, veertig gebruikers, acht weken parallel, vier uur hersteltijd, twee uur reactietijd. Dat is scherper dan de concurrent durft, en dat is het punt. Een inschrijving die niets riskeert, scoort niets.
De vragen, de antwoorden en de scores zijn illustratief. Ze zijn niet ontleend aan een specifieke aanbesteding en er is geen opdrachtgever die precies zo beoordeelt.
§ 2
01
Beoordelaars scoren per subvraag met een formulier ernaast. Een goed geschreven verhaal dat de derde subvraag overslaat, verliest daar alle punten — hoe sterk de rest ook is. Wij nummeren de antwoorden mee met de leidraad, ook als dat lelijker leest.
02
Tel eens hoe vaak "wij" en "onze organisatie" in je laatste inschrijving staan, en hoe vaak "u" en "uw". Bij de meeste inschrijvingen is die verhouding omgekeerd aan wat de beoordelaar zoekt. Hij leest niet wie je bent, hij leest wat er met zijn afdeling gebeurt.
03
Elke bewering zonder getal, norm, termijn of bijlagenummer is een mening. Meningen zijn niet vergelijkbaar en dus niet scoorbaar. Dit is de goedkoopste winst in het hele document: dezelfde inhoud, maar aantoonbaar gemaakt.
04
Sommige opdrachtgevers stoppen simpelweg met lezen bij het maximum. Andere verklaren de inschrijving op dat punt ongeldig. Dat staat in de leidraad en het wordt zelden gebluft. Wij schrijven binnen de limiet en gebruiken de laatste vijftig woorden niet aan een samenvatting.
05
De naam van de vorige opdrachtgever die halverwege alinea vier blijft staan. Het kost je geen punten volgens de matrix, maar het vertelt de beoordelaar precies hoeveel aandacht deze aanbesteding heeft gekregen.
06
Een UEA in het verkeerde format, een handtekening van iemand zonder tekenbevoegdheid, een certificaat dat drie weken voor sluiting is verlopen. Dit is het saaiste onderdeel van een inschrijving en het onderdeel waarop inschrijvingen daadwerkelijk terzijde worden gelegd.
Vrijwel geen van deze punten gaat over schrijfvaardigheid. Ze gaan over of iemand de leidraad naast het antwoord heeft gelegd en per subvraag heeft nagelopen wat er gevraagd wordt. Dat is werk van uren, en die uren zijn niet declarabel. Daar houdt het bij de meeste bedrijven op.
Elk van de zes punten hierboven is uitgewerkt in de kennisbank, met voorbeelden. Die staat er voor wie zijn inschrijving zelf schrijft.
Stuur ons de stukken van een aanbesteding waar je nu naar kijkt. Je krijgt binnen twee werkdagen te horen of je aan de geschiktheidseisen voldoet en waar in dit bestek de punten te halen zijn.