01 · Werkwijze

Drie weken, van eerste lezing tot upload

Een aanbesteding heeft een sluitingsdatum en die schuift niet. Alles hieronder telt terug vanaf dat moment. Kom je later binnen dan T-21, dan kan het nog, maar dan vervalt de vragenronde en dat is een hefboom die je weggeeft.

§ 1

De tijdlijn

T-21

Dag 1 en 2

Lezen en een oordeel geven

Aanbestedingsleidraad, programma van eisen, concept-overeenkomst en gunningscriteria. We toetsen je op de geschiktheidseisen en de uitsluitingsgronden. Voldoe je niet aan een harde eis, dan stopt het hier en betaal je alleen de scan.

T-19

Voor de sluitingstermijn van de vragenronde

Vragen indienen

Alles wat tegenstrijdig, onduidelijk of onnodig beperkend is gaat als vraag naar de nota van inlichtingen. Die termijn ligt meestal tien tot veertien dagen voor sluiting en is hard.

T-16

Twee gesprekken van een uur

De inhoud ophalen

We spreken de mensen die het werk straks doen, niet de directie. Wat de architect over de migratie zegt, is wat de beoordelaar wil lezen. Dit is het enige moment waarop we echt tijd van je vragen.

T-12

Eerste volledige versie

De kwaliteitsplannen

Plan van aanpak, implementatie, beheer, risicobeheersing en continuïteit. Uitgeschreven lopende tekst binnen de opgegeven woord- of paginalimiet, met de subvragen in de volgorde waarin de leidraad ze stelt.

T-8

Zodra de nota verschijnt

Nota van inlichtingen verwerken

Antwoorden op vragen van alle inschrijvers wijzigen regelmatig het bestek. Soms verschuift een eis, soms een weging. Alles wat raakt aan wat er al staat, gaat er alsnog in.

T-6

Jouw ronde

Tweede versie en jouw commentaar

Je leest mee op inhoud, niet op stijl. Klopt wat er staat over jouw organisatie? Kun je waarmaken wat er beloofd wordt? Wat je niet kunt waarmaken, halen we eruit.

T-4

Formele set

UEA, verklaringen, bewijsstukken

Uniform Europees Aanbestedingsdocument, referentieverklaringen, certificaten, bewijs van verzekering, gedragsverklaring. In het gevraagde format, met de gevraagde ondertekening.

T-2

Twee dagen speling

Definitief en klaar om te uploaden

Compleet pakket, gecontroleerd tegen de indieningseisen. Twee dagen marge, want een aanbestedingsplatform dat op de laatste ochtend hapert is geen theoretisch risico.

T staat voor de sluitingsdatum uit de aanbestedingsleidraad. De genoemde dagen zijn een werkschema bij een gemiddelde ICT-aanbesteding, geen contractuele termijnen.

§ 2

Wat we van je nodig hebben

Het korte antwoord is: minder dan je denkt, maar op het juiste moment. De twee uur in week één zijn niet te vervangen door documentatie. Alles wat een inschrijving onderscheidt zit in het hoofd van iemand die het werk doet.

Toegang tot de stukken op TenderNed, Mercell of het platform dat de opdrachtgever gebruikt.
Twee uur van iemand die het werk inhoudelijk doet. Een architect, een teamlead, een beheerder.
Je drie meest relevante referentieopdrachten, met contactpersoon en opdrachtwaarde.
De certificaten die je hebt: ISO 27001, NEN 7510, ISO 9001. En eerlijk zijn over wat je niet hebt.
Eén persoon die binnen een werkdag antwoord geeft. Bij een termijn van drie weken is trage besluitvorming het grootste risico.

§ 3

Wat we niet beloven

—

Geen winkans

We noemen geen percentage en geven geen garantie. Wie dat wel doet, verkoopt iets wat bij een aanbesteding niet bestaat: je concurrent schrijft ook in en je ziet zijn stuk nooit.

—

We schrijven je prijs niet

Calculatie is jouw vak en jouw risico. We zeggen wel wat het bestek over prijsopbouw eist en waar een rekenblad ongeldig wordt verklaard.

—

Niets buiten IT en software

Vraag je ons een aanbesteding voor schoonmaak of groenonderhoud, dan zeggen we nee. De reden is eigenbelang: binnen één sector wordt elke inschrijving beter en goedkoper, daarbuiten beginnen we weer bij nul.

—

Bij minder dan veertien dagen meestal nee

Onder die termijn is de vragenronde al gesloten en moet de inhoud uit één gesprek komen. Dat levert een stuk op dat haalt wat het haalt. Liever een eerlijke nee dan een gehaaste inschrijving met jouw naam eronder.

Stuur ons je aanbesteding Wat het kost