Als een inschrijving afvalt, is dat zelden omdat het plan van aanpak zwak was. Een zwak plan levert een lage score op en daarmee meestal een tweede of derde plaats. Terzijde gelegd worden gebeurt op iets anders: een formaliteit die niet klopte.
Dat is een vervelende verhouding. Het onderdeel waar het minste plezier aan te beleven valt, is het onderdeel met het hoogste risico.
Waar het misgaat
Het UEA in het verkeerde format. Het Uniform Europees Aanbestedingsdocument komt tegenwoordig meestal als ingevuld formulier vanuit het aanbestedingsplatform. Vul je in plaats daarvan een eigen versie of een oude pdf in, dan kan de opdrachtgever hem afwijzen. Haal het document altijd op bij deze aanbesteding, niet uit je archief.
Een handtekening van iemand zonder tekenbevoegdheid. De opdrachtgever controleert je KvK-uittreksel. Staat de ondertekenaar daar niet als bevoegd vermeld en zit er geen volmacht bij, dan is de inschrijving niet rechtsgeldig ondertekend. Bij een gezamenlijke inschrijving of onderaanneming wordt dit ingewikkelder en dus riskanter.
Een certificaat dat verlopen is. ISO 27001 en NEN 7510 gelden drie jaar met tussentijdse audits. Een certificaat dat op de sluitingsdatum verlopen is, telt niet, ook niet als de hercertificering al loopt. Controleer de einddatum, niet de uitgiftedatum.
Referenties die niet aan de eis voldoen. De geschiktheidseis noemt doorgaans een minimale opdrachtwaarde, een periode (“afgerond in de afgelopen drie jaar”) en soms een type opdrachtgever. Een prachtige referentie van vier jaar geleden voldoet niet, hoe relevant hij inhoudelijk ook is.
De verkeerde bijlagen, of ze ontbreken. Verwijst je plan van aanpak naar bijlage 5 en zit die er niet bij, dan mist de onderbouwing waar je op scoort.
Wat het waard is om te doen
Maak van de indieningseisen een lijst voordat je begint te schrijven, niet erna. In de leidraad staat een hoofdstuk “eisen aan de inschrijving” of een vergelijkbare kop; zet elk genoemd document op een regel en houd bij wie het aanlevert en wanneer het klaar is.
Plan die set op T-4, niet op T-1. Een gedragsverklaring aanbesteden aanvragen duurt bij Justis tot enkele weken. Een verklaring van de Belastingdienst over betalingsgedrag duurt dagen. Wie daar op de laatste dag achterkomt, kan niet meer inschrijven — hoe goed zijn plan van aanpak ook is.
En controleer aan het eind of het aanbestedingsplatform de bestanden accepteert die je wilt uploaden. Formaat, maximale bestandsgrootte, aantal documenten. Een pakket dat op je eigen computer klopt en op het platform niet past, is op de sluitingsochtend geen probleem meer dat je oplost.
De enige geruststelling
Dit onderdeel is volledig maakbaar. Bij de kwaliteitsplannen ben je afhankelijk van hoe een beoordelaar jouw tekst waardeert; hier is er geen oordeel, alleen een checklist. Wie hem afvinkt, valt hier niet af.