Doe dit voordat je verder leest. Open je laatste inschrijving, zoek op “wij” en “onze”, noteer het aantal. Zoek dan op “u” en “uw” en noteer dat ook.
Bij de meeste inschrijvingen die wij onder ogen krijgen, staat “wij” er twee tot vier keer zo vaak als “u”. Bij de stukken die hoog scoren is die verhouding omgedraaid.
Dat is geen taalkundig trucje. Het is het verschil tussen een bedrijfsbrochure en een plan van aanpak.
Waarom het punten kost
De beoordelaar heeft een probleem: over twee maanden draait er een systeem in zijn organisatie en hij moet nu inschatten wie dat het beste gaat regelen. Wat hij zoekt is een beeld van hoe zijn eigen afdeling er straks uitziet. Wie zijn aanspreekpunt wordt. Wat zijn beheerders moeten doen. Hoe lang zijn mensen dubbel werk hebben.
Een alinea die begint met “Ons team van ervaren consultants beschikt over” geeft hem dat beeld niet. Hij moet zelf de vertaalslag maken, en dat doet hij niet — hij scoort wat er staat.
Vergelijk deze twee zinnen, die exact hetzelfde feit bevatten:
Wij beschikken over een servicedesk die bereikbaar is van 8.00 tot 18.00 uur met een gemiddelde reactietijd van twee uur.
Uw medewerkers bereiken de servicedesk van 8.00 tot 18.00 uur en hebben binnen twee uur antwoord; buiten die tijden loopt een storing via het calamiteitennummer bij uw dienstdoende beheerder.
De tweede is nauwelijks langer en scoort aantoonbaar beter, omdat er iets in staat wat de eerste niet vertelt: wat er gebeurt om zeven uur ‘s avonds.
Hoe je het herschrijft zonder alles overnieuw te doen
Ga je stuk langs op zinnen die met “wij” beginnen en draai het onderwerp om. In ongeveer de helft van de gevallen lukt dat met een herformulering van vijf woorden. In de andere helft merk je dat je iets beweert waar de opdrachtgever niets aan heeft, en dan is de zin weg kunnen halen ook winst.
Let daarbij op de valkuil van het omgekeerde: een tekst die de opdrachtgever alleen maar vleit (“uw ambitieuze organisatie”, “uw vooruitstrevende dienstverlening”) is net zo leeg. Het gaat niet om het woordje u, het gaat erom dat de zin iets zegt over de situatie van de lezer.
Waar “wij” wél hoort
Bij toezeggingen. “Wij melden een release pas gereed nadat u de acceptatietest heeft afgetekend” moet met “wij” beginnen, want daar neemt iemand een verplichting op zich en dat moet ondubbelzinnig zijn. Ook bij het beschrijven van je eigen organisatiestructuur en bij verklaringen in de formele set is “wij” gewoon juist.
De vuistregel is niet dat “wij” verboden is. De vuistregel is dat elke alinea moet eindigen met iets dat de opdrachtgever merkt.