Hergebruik is geen zonde. Het is de enige manier waarop meedoen aan aanbestedingen rendabel wordt: je eerste inschrijving kost drie weken, je vijfde in dezelfde sector nog een week, omdat het beveiligingshoofdstuk en de exitparagraaf grotendeels staan.
Het probleem zit niet in het hergebruiken. Het zit in wat er blijft staan.
Wat een beoordelaar ziet
De naam van de vorige opdrachtgever, halverwege alinea vier. Een verwijzing naar “bijlage 7” terwijl deze inschrijving er vijf heeft. Een implementatietermijn van acht weken in een aanbesteding die er twaalf voorschrijft. Een NEN 7510-paragraaf bij een gemeente, waar die norm niet geldt.
Geen van die dingen kost je punten volgens de gunningsmatrix. Er is geen criterium “aandacht”. Maar de beoordelaar weet nu iets over jou wat hij nergens hoeft op te schrijven, en hij scoort de rest van je stuk met dat gegeven in zijn achterhoofd.
Bij een score die per subvraag op een schaal van tien wordt gegeven en waar het verschil tussen winnen en verliezen vaak twee punten is, is dat niet niks.
Een tekstbibliotheek die wél werkt
Het verschil zit in hoe je de standaardtekst opslaat.
Bewaar geen afgeronde alinea’s. Bewaar bouwstenen met markeringen erin op de plekken waar iets aanbestedingsspecifiek is. Dus niet:
De migratie loopt in drie releases van vier weken, waarbij de bestaande omgeving van gemeente Almere nog acht weken beschikbaar blijft.
maar:
De migratie loopt in
[AANTAL]releases van[DUUR], waarbij de bestaande omgeving van[OPDRACHTGEVER]nog[PARALLELPERIODE]beschikbaar blijft.
Blijft er een blokhaak staan, dan zie je dat meteen. Blijft er “Almere” staan, dan niet.
Sla er bovendien bij op onder welke voorwaarden de tekst geldt. Een beveiligingsparagraaf die is geschreven voor een zorginstelling met NEN 7510 hoort een aantekening te dragen dat die norm bij een gemeente niet van toepassing is en dat de BIO daar de plaats inneemt.
De controle voor indiening
Drie zoekopdrachten, tien minuten werk, en ze vangen bijna alles:
Zoek op de namen van je vijf vorige opdrachtgevers. Zoek op elke blokhaak of markeringsteken dat je bibliotheek gebruikt. Zoek op “bijlage” en tel of elk genoemd nummer bestaat en of elke bijlage genoemd wordt.
Doe die controle niet zelf als je de tekst hebt geschreven. Je leest over je eigen fouten heen; dat geldt voor iedereen. Laat iemand anders die tien minuten doen.
En de omgekeerde fout
Er is ook een variant waarbij te weinig hergebruikt wordt: elke aanbesteding vanaf nul, waardoor er geen enkele tekst is die in de loop van de jaren beter wordt. Dat is duurder én zwakker. Je beste beveiligingsparagraaf hoort na vier inschrijvingen scherper te zijn dan na één, en dat gebeurt alleen als je hem bewaart en na elke gunning bijwerkt met wat je uit de debriefing hebt geleerd.