In vrijwel elke aanbestedingsleidraad staat per kwaliteitsvraag een maximum: zoveel woorden, zoveel pagina’s, zoveel A4 in een voorgeschreven puntgrootte. Bijna iedereen leest dat als een richtlijn.
Het is er geen. In de leidraad staat ook wat er gebeurt als je eroverheen gaat, en dat is doorgaans een van deze twee dingen:
De opdrachtgever leest tot het maximum en negeert de rest. Alles wat je na woord 500 hebt geschreven, bestaat niet. Als je conclusie daar stond, heb je geen conclusie.
Of: de inschrijving wordt op dat onderdeel terzijde gelegd. Bij een vormvoorschrift dat als knock-out is geformuleerd, kost dat je de hele aanbesteding — inclusief de weken werk die eraan vooraf gingen en de prijs die je scherp had gerekend.
Welke van de twee het is, staat er letterlijk. Lees het na en gok niet.
Waarom mensen er toch overheen gaan
Zelden uit onwetendheid. Meestal omdat de tekst tijdens het schrijven groeit en het schrappen aan het eind moet gebeuren, op een moment dat er geen tijd meer is. Wie op T-2 nog 180 woorden moet weghalen, haalt ze weg bij de onderbouwing — precies het deel dat de punten oplevert.
De oplossing is niet harder schrappen aan het eind. De oplossing is het budget vooraf verdelen. Bij 500 woorden en vier subvragen heb je 125 woorden per subvraag. Schrijf binnen die verdeling en je hoeft achteraf niets weg te gooien.
Hoe je telt wat de opdrachtgever telt
Hier gaat het regelmatig mis. Controleer in de leidraad wat wel en niet meetelt:
- Tellen koppen mee? Vaak wel, en bij een genummerde koppenstructuur scheelt dat tientallen woorden.
- Tellen bijschriften bij tabellen en figuren mee?
- Tellen bijlagen mee, of staan die er juist buiten?
- Wordt er in woorden of in pagina’s geteld, en bij pagina’s: welk lettertype en welke marges zijn voorgeschreven?
Word telt anders dan een aanbestedingsplatform. Als de leidraad een telling voorschrijft, gebruik die telling. Zit je op 498 van de 500, ga dan naar 470. Twee woorden marge is geen marge.
Wat je met de ruimte niet doet
Twee dingen die structureel woorden kosten en niets opleveren.
Een samenvattende slotalinea die herhaalt wat er hierboven staat. De beoordelaar heeft het net gelezen; hij scoort de inhoud, niet de herhaling. Dat zijn zo vijftig woorden.
En een inleiding die vertelt wat je gaat vertellen. “In dit hoofdstuk beschrijven wij achtereenvolgens onze aanpak, de fasering en de risicobeheersing.” Begin gewoon bij de aanpak.
Die twee samen zijn bij een vraag van 500 woorden al snel een vijfde van je ruimte, en ze scoren allebei nul.